Ciudad y Derechos

DISPOSICIÓN Nº 89/08 Defensoría del Pueblo

Publicada en BOCBA 2965 del 04/07/2008

Buenos Aires, 16 de Abril de 2008

VISTO:

La Ley Nº 3, Disposición Nº 24/05 y sus modificatorias y la Ley Nº 1845 (BOCBA 03/08/06), de Protección de Datos Personales y su Decreto Reglamentario Nº 725/2007 (BOCBA 24/5/07).

Y CONSIDERANDO QUE:

La Ley Nº 1845 tiene por finalidad regular dentro del ámbito de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires, el tratamiento de datos personales referidos a personas físicas o de existencia ideal, asentados o destinados a ser asentados en archivos, registros, bases o bancos de datos del sector público de la Ciudad de Buenos Aires, a los fines de garantizar el derecho al honor, a la intimidad y a la autodeterminación informativa, de conformidad a lo establecido por el artículo 16 de la Constitución de la Ciudad de Buenos Aires.

Están comprendidos en el cumplimiento de la ley y en cuanto a su actividad administrativa, los poderes - Ejecutivo, Legislativo, Judicial, Comunas y Órganos de Control- así como también los entes, sociedades u organismos que componen el Sector Público de la Ciudad de Buenos Aires.

Esta Defensoría de conformidad con lo establecido en el art. 22 de la ley, es el órgano de control del cumplimiento de los objetivos fijados en la misma.

El artículo 23 de la Ley Nº 1.845 dispone la creación en el ámbito de la Defensoría del Pueblo de la Ciudad de Buenos Aires el Registro de Datos Personales entre cuyas funciones se encuentran las de "Llevar un registro de los archivos, registros, bases o bancos de datos creados por el sector público de la Ciudad de Buenos Aires. A tal fin, establecerá el procedimiento de inscripción, su contenido, modificación, cancelación...".

A su vez, el artículo 18 de la ley citada, establece entre las obligaciones del responsable del archivo, registro, base o banco de datos el inscribirlos en el Registro de Banco de Datos creado por el organismo de control.

Se encuentran alcanzados por la Ley Nº 1.845 los responsables de los archivos, registros, bases o bancos de datos definidos en los artículos 1º y 2º de la Ley Nº 1.845, reglamentada por el Decreto Nº 725/2007, y los prestadores de servicios de tratamiento de datos personales para dichos archivos en los términos dispuestos por el art. 23 del Decreto Nº 725/2007.

A tales fines mediante la Disposición Nº 119/07 se creo el CENTRO DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES, en el ámbito de la Unidad Defensor / a, determinando su responsabilidad primaria y acciones.

Entre dichas responsabilidades primarias y acciones se asignó a la OFICINA DE REGISTRO el diseñar y administrar el Registro de Banco de Datos Personales del Sector Público de la Ciudad de Buenos Aires, recibir y evaluar las solicitudes de inscripción al registro; brindar información y asistir para la inscripción; establecer el Registro de Bancos de Datos Personales y de Prestadores de Servicios de Tratamiento de Datos de la Ciudad y mantenerlo actualizado.

Por tales motivos resulta necesario implementar el REGISTRO DE BANCOS DE DATOS PERSONALES Y DE PRESTADORES DE SERVICIOS DE TRATAMIENTO DE DATOS DE LA CIUDAD y otorgar plazos para la adecuación e inscripción.

A los fines de la implementación del REGISTRO corresponde aprobar los formularios de registro de los responsables archivos, registros, bases o bancos de datos y de los prestadores de servicios de tratamiento de datos personales, junto con sus respectivos instructivos.

POR TODO ELLO:

LA DEFENSORA DEL PUEBLO

DE LA CIUDAD DE BUENOS AIRES

DISPONE :

Art. 1º.— Implementar el REGISTRO DE BANCOS DE DATOS que funcionará en la OFICINA DE REGISTRO del CENTRO DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DE LA CIUDAD de la DEFENSORÍA DEL PUEBLO DE LA CIUDAD DE BUENOS AIRES, para los archivos, registros, bases o bancos de datos alcanzados por la Ley Nº 1.845 y para aquellos que les presten servicios de tratamiento de datos personales.

Art. 2º.— El plazo para la inscripción de archivos, registros, bases o bancos de datos alcanzados por la Ley Nº 1.845 y aquellos que les presten servicios de tratamiento de datos personales comenzará a correr el 1 de Julio de 2008 y vencerá en el plazo que fije la DEFENSORÍA DEL PUEBLO DE LA CIUDAD DE BUENOS AIRES.

Art. 3º.— La inscripción en el REGISTRO DE BANCO DE DATOS se iniciará en forma telemática a través de los respectivos formularios de inscripción a ser completados en la página de Internet del Centro de Protección de Datos Personales de la Defensoría del Pueblo de la Ciudad de Buenos Aires.

Art. 4º.— Aprobar el FORMULARIO e INSTRUCTIVO para la inscripción en el REGISTRO DE BANCO DE DATOS de los archivos, registros, bases o bancos de datos alcanzados por la Ley Nº 1.845, que como ANEXO I que a todos los efectos forma parte de la presente.

Art. 5º.— Aprobar el FORMULARIO e INSTRUCTIVO para la inscripción en el REGISTRO DE BANCO DE DATOS de los prestadores de servicios de tratamiento de datos personales, que como ANEXO II a todos los efectos forma parte de la presente.

Art. 6º.—Regístrese, nnotifíquese, comuníquese, publíquese en el Boletín Oficial de la Ciudad de Buenos Aires por 3 (tres) días y oportunamente archívese.

ANEXO I

Principio del formulario

FORMULARIO DE INSCRIPCIÓN

DE ARCHIVOS, REGISTROS, BASES O BANCOS DE DATOS PÚBLICOS

REGISTRO DE BANCOS DE DATOS

LEY Nº 1.845 Y DECRETO REGLAMENTARIO Nº 725/2007

Advertencia Preliminar

Los datos que se ingresen en el presente formulario serán utilizados para los fines de registro, control y demás facultades que la Ley Nº 1.845 le otorga a Defensoría del Pueblo de la Ciudad de Buenos Aires. Los declarantes en el presente formulario tienen derecho a acceder a sus datos y en su caso rectificar o suprimir sus datos personales ante el Centro de Protección de Datos Personales de la Ciudad, de la Defensoría del Pueblo de la Ciudad de Buenos Aires, órgano responsable del Registro de Bancos de Datos.

Para obtener mayor información sobre el presente formulario y el procedimiento de inscripción, puede acceder a un instructivo que ponemos a su disposición presionando con el señalador de su mouse o consúltenos a los Tel. _______ o por correo electrónico a la dirección: ________________

Nota: Los campos indicados con un asterisco (*) son obligatorios y deben ser completados en todos los casos.

CARGA DE DATOS

1. RESPONSABLE DEL BANCO DE DATOS

1. a. Indicar el Órgano o Ente Responsable del Banco de Datos *

1. b.¿Es un ente Público Estatal? * Sí No

En caso afirmativo, indique el encuadramiento administrativo del órgano

VENTANA

===========================================================

Marcar las opciones que correspondan

1. Poderes

Poder Ejecutivo

Poder Legislativo

Poder Judicial

2. Nombre del Organismo del que depende jerárquica o funcionalmente, o en cuyo ámbito actúa

===========================================================

FINALIZA VENTANA

1. c.¿Es un ente Público No Estatal? * Sí No

En caso afirmativo, indique características del ente

VENTANA

===========================================================Marcar las opciones que correspondan

Sociedad de economía mixta

Sociedad anónima con participación estatal mayoritaria

Organizaciones empresariales donde el Estado tenga participación en el capital o en la formación de las decisiones societarias

===========================================================

FINALIZA VENTANA

1. d. Indicar datos identificatorios, domicilio y teléfono del Responsable

CUIT Nro. *

Calle * Nro Piso

Localidad * CP

Provincia *

Teléfono Fax Correo electrónico

2. BANCOS DE DATOS QUE REGISTRA

Identificar el Banco de Datos que registra *

3. FINALIDAD DEL BANCO DE DATOS

3. a. Declarar las finalidades a las que se destinan los datos contenidos en el Banco de Datos *

3. b. Tipificar las finalidades *

VENTANA

==========================================================================

Marcar todas las finalidades que posea su base de datos *

Gestión administrativa

Gestión del personal

Gestión económica

Gestión fiscal

Gestión de Registro

Gestión Notarial

Administración de bienes e inventarios

Asesoramiento, consultoría y servicios relacionados

Asesoramiento legal

Auditoria

Superintendencia y contralor

Policial

Inteligencia

Seguridad Interior

Defensa

Militar

Justicia

Criminalidad y Penitenciaría

Culto

Educación

Medios de comunicación

Salud

Medicamentos, alimentos y tecnología médica

Administración de centros de salud

Cultura

Turismo

Deportes y recreación

Prensa y difusión

Medio Ambiente

Recursos Naturales

Gestión de servicios públicos

Transporte

Seguridad y previsión social

Asistencia, servicios y planes sociales

Gestión de empleo y capacitación

Minoridad y familia

Prevención de riesgos de trabajo

Gestión bancaria y financiera

Gestión de tarjetas de crédito y similares

Gestión bursátil

Cumplimiento / incumplimiento de obligaciones dinerarias

Seguros

Gestión de fondos de jubilación y pensión y similares

Prestación de servicios de información

Prestación de servicios de información crediticia

Encuestas de opinión, mediciones y estadísticas

Gestión de servicios de telecomunicaciones

Guías de usuarios de servicios de telecomunicaciones

Prestación de servicios de certificación

Asociaciones profesionales y /o similares

Asociaciones, fundaciones y otras entidades sin fines de lucro

Ciencia y Tecnología

Finalidades históricas

Investigación epidemiológica y similar

Otros

====================================================

FINALIZA VENTANA

3. c. ¿Es un fichero con fines de orden o seguridad pública? * Sí No

4. NATURALEZA DE LOS DATOS PERSONALES CONTENIDOS EN EL BANCO DE DATOS

4.a. ¿Trata datos sensibles (Art. 3 de la Ley Nº 1.845)? * Sí No

4.b. ¿Trata datos relativos a antecedentes penales o contravencionales? * Sí No

4.c. ¿Trata datos relativos a la salud? Sí No

4.d. Especificar los tipos de datos personales que trata *

VENTANA

===================================================

Marcar los datos que posee su archivo *

1. Datos Identificatorios

2. Datos vinculados al estado civil y características personales

3. Datos de Circunstancias Sociales

4. Académicos y Profesionales

5. Laborales y Seguridad Social

6. Datos comerciales, económico-financieros

7. Datos relativos a la salud

====================================================

FINALIZA VENTANA

5. PROCEDIMIENTO DE OBTENCIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE DATOS

5. a. ¿Recaba los datos directamente de su titular? * Sí No

5. b. ¿Los datos deben ser facilitados por su titular de manera obligatoria? * Sí No

5. c. ¿Recaba los datos por cesión de organismos públicos? * Sí No

5. d. ¿Recaba los datos por cesión de personas privadas o entes no estatales? * Sí No

5. e. ¿Recaba datos de fuentes de acceso público irrestricto? * Sí No

6. DESTINO DE LOS DATOS

6. a. Cesión de datos

6. a.1.¿Efectúa o prevé efectuar cesiones de datos a terceros? * Sí No

6. a.2. ¿Efectúa o prevé efectuar interconexiones con otros Bancos de Datos? * Sí No

6. b. Transferencia interprovincial de datos

¿Efectúa o prevé efectuar transferencia interprovincial de datos? * Sí No

6. c. Transferencia internacional de datos

¿Efectúa o prevé efectuar transferencia internacional de datos? * Sí No

7. ESTRUCTURA DEL BANCO DE DATOS

7. a. Indicar el soporte en el que se encuentran registrados los datos *

Manual

Informatizado

Otros

7. b. En caso de operar mediante una página en Internet indicar la dirección (URL)

8. OFICINA ANTE LA CUAL LOS TITULARES DE LOS DATOS PUEDEN EJERCER SUS DERECHOS (ACCESO, CONFIDENCIALIDAD, RECTIFICACIÓN, ACTUALIZACIÓN Y SUPRESIÓN)

Nombre de la oficina *

Dirección

Calle * Nro. Piso

Localidad * CP

Provincia *

Teléfono Fax Correo electrónico

En el caso de operar mediante una página en Internet indicar la dirección (URL)

9. SERVICIOS DE TRATAMIENTO DE DATOS POR TERCEROS

¿Contrata a prestadores de servicios para el tratamiento de sus datos? * Sí No

INDIQUE SI PROCESA LA CARGA DEL BANCO DE DATOS O SI DESEA CANCELAR

INCORPORACIÓN DE OTRO BANCO DE DATOS:

Si desea incorporar otro Banco de Datos mediante el presente formulario pulse el botón

FINALIZACIÓN DE CARGA DE DATOS

Si finalizó la carga de sus bancos de datos y considera que la información incorporada al Formulario es correcta oprima el botón "Confirmar" para finalizar la carga. En caso de considerar que la carga del Formulario es incorrecta oprima el botón "Cancelar" para reiniciar el trámite. Con la confirmación se generará el formulario en su modelo de impresión a los fines de su presentación ante el CPDP para su registro.

Confirmar la carga del Formulario (genera PDF con nota de solicitud de inscripción para su impresión)

Cancela la carga del Formulario

NOTA DE SOLICITUD DE INSCRIPCIÓN

SOLICITUD DE INSCRIPCIÓN

Ciudad de Buenos Aires, de de

SR./A DEFENSOR /A DEL PUEBLO

DE LA CIUDAD DE BUENOS AIRES

CENTRO DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

S/D

REF: Solicitud de Inscripción de Banco de Datos

De mi mayor consideración:

De acuerdo con lo dispuesto por el artículo 18 y 23 de la Ley Nº 1.845 de Protección de Datos Personales, solicito a la Defensoría del Pueblo de la Ciudad de Buenos Aires, Centro de Protección de Datos Personales de la Ciudad, que inscriba el /los Banco /s de Datos que se especifican en la copia del Formulario de Inscripción que se adjunta a la presente, suscripto en todas sus páginas.

En mi carácter de ____________________________________________, de _________________________________________________________, Responsable del Banco de Datos, declaro bajo juramento que los datos denunciados en el Formulario de Inscripción que adjunto son ciertos.

Nombre y apellido del firmante _________________________________________________

Tipo de documento_________ Número _______________

Calle ________________________________________ Nro. _____ Piso ______ Dpto.____

Localidad ________________________CP ________

Provincia ___________________

Teléfono ___________________ Fax ___________________

Correo electrónico ___________________

El domicilio denunciado se constituye como domicilio especial a los fines de cualquier notificación que corresponda cursar a nuestro ente por parte de la Defensoría del Pueblo de la Ciudad de Buenos Aires, Centro de Protección de Datos Personales de la Ciudad, con motivo de las disposiciones de la Ley Nº 1.845.

Saluda a Ud. atentamente,

FIRMA DEL FUNCIONARIO

O REPRESENTANTE LEGAL: _______________________________________________

Certificar firma y personería (escribano, banco o funcionario superior)

INSTRUCTIVO

FORMULARIO DE INSCRIPCIÓN

DE ARCHIVOS, REGISTROS, BASES O BANCOS DE DATOS PÚBLICOS

REGISTRO DE BANCOS DE DATOS

LEY Nº 1.845 Y DECRETO REGLAMENTARIO Nº 725/2007

El Registro de Bancos de Datos Personales y de Prestadores de Servicios de Tratamiento de Datos de la Ciudad, en adelante el Registro de Bancos de Datos se desarrolla en la Oficina de Registro del Centro de Protección de Datos Personales de la Defensoría del Pueblo de la Ciudad de Buenos Aires, y su objetivo principal es asistir al titular del dato en el ejercicio de sus derechos y facilitar las tareas de control de los Bancos de Datos Públicos de la Ciudad de Buenos Aires que contienen datos de personas físicas y jurídicas, sean automatizados o no, y de los prestadores de servicios de tratamiento para dichos bancos de datos.

Trámite de inscripción: Resulta de ágil y fácil implementación.

Para realizar con éxito el trámite inscripción debe completar el Formulario ubicado en la página de Internet del Centro de Protección de Datos Personales de la Defensoría del Pueblo de la Ciudad de Buenos Aires, confirmar su carga y luego imprimir el formulario junto con la nota de solicitud de inscripción para ser presentada ante nuestras oficinas.

Para iniciar el trámite se le requerirá la generación de un usuario y clave (el CUIT corresponderá al del organismo o persona que se inscribe; en caso de organismo que no posea CUIT propio será del Organismo del que depende jerárquicamente).

Una vez completado el Formulario en todos sus campos debe presionar el botón "Confirmar". Al presionar "Confirmar" quedará registrado en nuestro servidor y generará un PDF con el formulario y la nota de solicitud de inscripción. Debe imprimir el contenido del PDF y completar la nota de solicitud de inscripción, para luego suscribirla por el representante legal y certificar su firma por autoridad superior, escribano o entidad bancaria, y finalmente presentarla en nuestras oficinas.

Obligados a inscribirse en el Registro de Bancos de Datos: Deben inscribirse aquellos entes públicos definidos en el artículo 1º y 2º de la Ley Nº 1.845, esto es: a) órganos pertenecientes a la administración central o descentralizada, b) entes autárquicos; c) empresas y sociedades del estado; d) sociedades anónimas con participación estatal mayoritaria, e) sociedades de economía mixta; f) aquellas otras organizaciones empresariales donde el Estado de la Ciudad de Buenos Aires tenga participación en el capital o en la formación de las decisiones societarias, g) el Poder Legislativo y Judicial, en cuanto a su actividad administrativa, y demás órganos establecidos en el libro II de la Constitución de la Ciudad de Buenos Aires.

Inscripción de modificaciones: Cualquier cambio en la naturaleza de los datos que trata el Banco de Datos luego de inscripto que altere la declaración registrada, deberá ser denunciado ante el Registro de Bancos de Datos.

Campos a completar: Los campos que poseen ventanas deben completarse de manera sintética.

CARGA DE DATOS del FORMULARIO

1. RESPONSABLE DEL BANCO DE DATOS

1. a. Órgano o Ente responsable del Banco de Datos: Ingrese los datos del Organismo o Ente que es el titular del Banco de Datos a registrar o que en virtud de su competencia tiene a su cargo el Banco de Datos.

1. b. Ente Estatal: Se le solicita también información adicional para el caso en que el Responsable consista en un Ente Estatal, a fin de poder determinar con precisión su lugar dentro de la estructura administrativa y el organismo del que depende en caso de que así fuera.

1. c. Ente Público No Estatal: Debe informarse si el Responsable consiste en un Ente Público No Estatal, y en tal caso una ventana le permitirá precisar el tipo de Ente (art. 2º de la Ley 1.845).

1. d. Datos identificatorios, domicilio y teléfono del Responsable.

2. BANCOS DE DATOS QUE REGISTRA

Identificar los Bancos de Datos que registra: Ingrese el nombre que se le haya asignado o que mejor describa al Banco de Datos que va a registrar. Luego de completado el formulario y antes de finalizar la carga, el sistema le permitirá ingresar otros Banco de Datos. Podrá registrar con 1 formulario la cantidad de Bancos de Datos que desee.

3. FINALIDAD DEL BANCO DE DATOS

Para que el tratamiento de datos personales sea lícito, los datos personales objeto de tratamiento en la base de datos deben cumplir con los siguientes requisitos relativos a la finalidad del Banco de Datos (Art. 6º de la Ley Nº 1.845): - Los datos personales que se recojan a los efectos de su tratamiento deben ser ciertos, adecuados, pertinentes, exactos y no ser excesivos en relación al ámbito y finalidad para los que se hubieren obtenido. Su recolección debe ser llevada a cabo en forma lícita, debiendo ser almacenados de modo tal que permita el pleno ejercicio del derecho de acceso del titular. Los mismos criterios deben aplicarse en el proceso de actualización de dichos datos. Los datos objeto de tratamiento no pueden ser utilizados para finalidades distintas con aquéllas que motivaron su obtención.

Asimismo, debe tenerse presente que "…son nulos e inválidos los actos y decisiones administrativos que impliquen una valoración del comportamiento o de la personalidad de las personas fundada en el tratamiento de sus datos personales. Asiste al titular de los datos el derecho a impugnar tales actos y decisiones, sin perjuicio de las demás acciones que le pudieran corresponder. El titular de los datos personales siempre tendrá derecho a conocer la lógica del proceso de decisión automatizada explicado en términos simples y adecuados a su nivel social y cultural" (Artículo 21 de la Ley Nº 1.845).

3.a. Finalidades a las que se destinan los datos contenidos en el Banco de Datos: Deberá describir de manera precisa y abreviada las finalidades a las que se destinan los datos bajo su tratamiento. Las finalidades del Banco de Datos deberían surgir de la norma de creación del Banco de Datos.

3.b. Tipifique y precise las finalidades en base a opciones preestablecidas: En este punto debe seleccionar, entre todas las finalidades tipificadas, aquellas que correspondan al Banco de Datos. En caso de no encontrar su finalidad entre las previstas, se pone a su disposición una ventana para describir otras finalidades de su Banco de Datos.

3.c. Fines de orden o seguridad pública: Se le requiere que precise si su Banco de Datos es alguno de los autorizados para hacer uso de las excepciones para denegar el acceso, rectificación, actualización, pedido de confidencialidad o supresión por el titular del dato (Art. 15 Ley Nº 1.845).

4. NATURALEZA DE LOS DATOS PERSONALES CONTENIDOS EN EL BANCO DE DATOS

4.a. Datos sensibles: El Art. 3º de la Ley Nº 1.845 define a los datos sensibles como aquellos "datos personales que revelan origen racial o étnico, opiniones políticas, convicciones religiosas o morales, afiliación sindical, información referente a la salud o a la vida sexual o cualquier otro dato que pueda producir, por su naturaleza o su contexto, algún trato discriminatorio al titular de los datos". Deberá indicar si su Banco de Datos contiene alguno de dichos datos.

Los datos sensibles no pueden tratarse sólo pueden ser tratados cuando medien razones de interés general autorizadas por ley (Art. 8º de la Ley Nº 1.845).

Expresamente el Art. 8 de la Ley Nº 1.845 dispone: 1) Ninguna persona puede ser obligada a proporcionar datos sensibles. En particular no se podrá solicitar a ningún individuo datos sensibles como condición para su ingreso o promoción dentro del sector público de la Ciudad de Buenos Aires. 2) Los datos sensibles sólo pueden ser tratados cuando medien razones de interés general autorizadas por ley. También podrán ser tratados con finalidades estadísticas o científicas, siempre y cuando no puedan ser identificados sus titulares. 3) Queda prohibida la formación de archivos, registros, bases o bancos de datos que almacenen información que directa o indirectamente revele datos sensibles, salvo que la presente ley o cualquier otra expresamente disponga lo contrario o medie el consentimiento libre, previo, expreso, informado y por escrito del titular de los datos.

4.b. Datos relativos a antecedentes penales o contravencionales o infracciones administrativas. Expresamente el Art. 8 de la Ley Nº 1.845 dispone: "Los datos relativos a antecedentes penales o contravencionales o infracciones administrativas sólo pueden ser objeto de tratamiento por parte de las autoridades públicas competentes, en el marco de las leyes y reglamentaciones respectivas".

4.c. Datos relativos a la salud: los establecimientos sanitarios dependientes de la Ciudad de Buenos Aires y los profesionales vinculados a las ciencias de la salud que presten servicios en los mismos pueden recolectar y tratar los datos personales relativos a la salud física o mental de los pacientes que acudan a los mismos o que estén o hubieren estado bajo tratamiento de aquellos, respetando los principios del secreto profesional.

4.d. Especificar los tipos de datos personales que trata: Debe marcar en las distintas categorías aquellos tipos de datos que correspondan a los contenidos en su Base de Datos, aun cuando resulte reiterativo con lo denunciado en puntos anteriores.

5. PROCEDIMIENTO DE OBTENCIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE DATOS

Para que el tratamiento de datos personales sea lícito, los datos personales incluidos en la base de datos deben cumplir con los siguientes requisitos (Art. 6 y 7 de la Ley Nº 1.845): -Los datos personales que se recojan a los efectos de su tratamiento deben ser ciertos, adecuados, pertinentes y no excesivos en relación al ámbito y finalidad para los que se hubieren obtenido. -La recolección de datos no puede hacerse por medios desleales, fraudulentos o en forma contraria a las disposiciones de dicha ley -Los datos objeto de tratamiento no pueden ser utilizados para finalidades distintas con aquéllas que motivaron su obtención. -Los datos deben ser exactos y actualizarse en el caso de que ello fuere necesario para responder con veracidad a la situación de su titular. -Los datos total o parcialmente inexactos, o que sean incompletos, deben ser suprimidos y sustituidos, o en su caso completados, por el responsable o usuario del archivo, registro, base o banco de datos cuando se tenga conocimiento de la inexactitud o carácter incompleto de la información de que se trate, sin perjuicio de los derechos del titular establecidos en el artículo 13 de la ley 1.845. -El tratamiento de datos personales se considera ilícito cuando el titular no hubiere prestado su consentimiento libre, expreso e informado, el que deberá constar por escrito, o por otro medio que permita se le equipare, de acuerdo a las circunstancias. -El referido consentimiento prestado con otras declaraciones, deberá figurar en forma expresa y destacada, previa notificación al titular de datos, en forma adecuada a su nivel social y cultural, de la información a que se refiere el artículo 18 inciso b) de dicha ley.

5.a. Recaba los datos directamente de su titular: No todos los datos contenidos en su Banco de Datos deben ser recabados directamente de su titular para contestar afirmativamente a esta pregunta. Basta con que sólo recabe alguno de ellos para marcar la opción.

5.b. Datos facilitados por su titular de manera obligatoria: Se entiende por obligatorio cuando existe una ley que así lo dispone.

5.c. Recaba los datos por cesión de otros Organismos Públicos: En caso de obtener datos personales de otros organismos del Estado debe contestar afirmativamente.

5.d. Recaba los datos por cesión de personas privadas o entes no estatales: En caso de obtener datos personales de particulares o entes que no pertenecen al Estado debe contestar afirmativamente.

5.e. Recaba los datos por cesión de fuentes de acceso público irrestricto: La Ley Nº 1.845, en su artículo 3º, precisa cuales son las fuentes de acceso público irrestricto: "…se entienden por tales a los boletines, diarios o repertorios oficiales, los medios de comunicación escritos, las guías telefónicas en los términos previstos por su normativa específica y las listas de personas pertenecientes a grupos de profesionales que contengan únicamente los datos de nombre, título, profesión, actividad, grado académico, dirección o cualquier otro dato que indique de su pertenencia al grupo".

6. DESTINO DE LOS DATOS

6.a. Cesión de datos: Se entiende por cesión de datos toda comunicación de los mismos a un tercero, y abarca tanto la transferencia por medios electrónicos como la divulgación verbal o visual. No se incluye en este punto la transferencia de datos que deba realizarse para el tercero que presta servicios de tratamientos de datos.

- Cesión entre dependencias de la administración: La cesión de datos personales puede efectuarse sin necesidad del consentimiento del titular del dato cuando se realice entre órganos del sector público de la Ciudad de Buenos Aires en forma directa, en la medida del cumplimiento de sus respectivas competencias; (Art. 10 punto 3, inc."c" de la ley 1.845) y cuando sea requerida por un magistrado del Poder Judicial, el Defensor del Pueblo o el Ministerio Público, en el marco de una causa judicial en particular (Art. 10 punto 3, inc."f" de la ley 1.845).

- Cesión a particulares: a) Cesión individual: En la medida que realice en ejercicio de la competencia y funciones propias de los poderes de la Ciudad de Buenos Aires (Art. 7º inc. 3 y Art. 10 inc. 3.b. de la ley 1.845), y cuando se acredite el interés legítimo del cedente y del cesionario (Art.10 inc. 1 de la ley 1.845), identificándolo, y se cumplan los principios de protección de datos (Art. 6 a 12 de la ley 1.845), y no sean datos sensibles ni se afecte la intimidad u otros derechos de las personas; b) Cesión colectiva: La cesión de datos que comprendan a un grupo colectivo de personas debe ser autorizada mediante acto administrativo emitido por el titular de la jurisdicción , no siendo necesario en aquellos casos en que la ley disponga el acceso a la base de datos pública en forma irrestricta. (2º párrafo del Art.10 del Decreto 725/2007).

6.a.1. Cesión de datos a terceros: En este punto debe indicar si está previsto que el Banco de Datos ceda a terceros, sean particulares u otros organismos del Estado.

6.a.2. Interconexiones con otros Bancos de Datos: Debe indicar si tiene previsto conectar su Banco de Datos con otros.

6.b. Transferencia interprovincial de datos: La transferencia interprovincial debe entenderse cuando se transfieren los datos hacia otra provincia o municipio (Art. 11 ley 1.845).

6.c. Transferencia internacional de datos: La transferencia internacional debe entenderse cuando se transfieren los datos hacia otro país, a un organismo internacional o supranacional (Art. 12 ley 1.845).

7. ESTRUCTURA DEL BANCO DE DATOS

7.a. Soporte físico en el que se encuentran registrados los datos: Debe indicar cual es el soporte material sobre el que se asientan los datos personales.

7.b. Página en Internet: En el caso en que opere mediante una página en Internet deberá indicar la dirección (URL) (Ej. http://www.defensoria.org.ar)

8. OFICINA ANTE LA CUAL LOS TITULARES DE LOS DATOS PUEDEN EJERCER SUS DERECHOS

Oficina ante la cual los titulares de los datos pueden ejercer sus derechos: Debe indicar todos los datos correspondientes las oficinas y medios de comunicación que tiene previstos para que los titulares de los datos registrados puedan ejercer sus derechos de acceso, rectificación, actualización, supresión y confidencialidad (Art. 13 de la ley 1.845).

9. SERVICIOS DE TRATAMIENTO DE DATOS POR TERCEROS

La delegación del tratamiento de datos a un tercero debe realizarse por medio de un contrato en el que se disponga: medidas de seguridad y confidencialidad, que los datos no puedan aplicarse o utilizarse con un fin distinto al que figure en el contrato de servicios, ni cederlos a otras personas sin instrucciones del responsable.

NOTA DE SOLICITUD DE INSCRIPCIÓN

Una vez completada la carga del formulario y confirmado el mismo, para concluir con éxito el trámite de inscripción debe IMPRIMIR el formulario y la nota solicitud de inscripción que se genera cuando confirma el proceso.

Luego, COMPLETE LA NOTA de solicitud de inscripción en todos sus blancos y remítalo al Centro de Protección de Datos Personales de la Defensoría del Pueblo de la Ciudad de Buenos Aires, con la FIRMA CERTIFICADA por autoridad superior, escribano o entidad bancaria.

Blancos a completar: Complete lugar, día, mes y año. Debe indicar su cargo o función asignada y luego el organismo que representa. Complete los datos que permiten localizar y comunicarse con el Organismo. Se le requiere que constituya el domicilio real que denuncia como especial, que será el que utilizará el Centro de Protección de Datos Personales de la Defensoría del Pueblo de la Ciudad de Buenos Aires para sus comunicaciones, y el que quedará constituido al suscribir la nota.

Para finalizar, remita la nota y formulario impreso a nuestras oficinas, donde luego de verificar la correcta carga del formulario de inscripción se dará por finalizado el trámite, mediante la expedición de un CERTIFICADO DE INSCRIPCIÓN en el Registro de Bancos de Datos del Centro de Protección de Datos Personales de la Defensoría del Pueblo de la Ciudad de Buenos Aires.

ANEXO II

FORMULARIO DE INSCRIPCIÓN

DE PRESTADORES DE SERVICIOS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

REGISTRO DE BANCOS DE DATOS

LEY Nº 1.845 Y DECRETO REGLAMENTARIO Nº 725/2007

Advertencia Preliminar

Los datos que se ingresen en el presente formulario serán utilizados para los fines de registro, control y demás facultades que la Ley Nº 1.845 le otorga a la Defensoría del Pueblo de la Ciudad de Buenos Aires. Los declarantes en el presente formulario tienen derecho a acceder a sus datos y en su caso rectificar o suprimir sus datos personales ante el Centro de Protección de Datos Personales de la Ciudad, de la Defensoría del Pueblo de la Ciudad de Buenos Aires, órgano responsable del Registro de Bancos de Datos.

Nota: Los campos indicados con un asterisco (*) son obligatorios y deben ser completados en todos los casos.

CARGA DE DATOS

1. PRESTADOR DE SERVICIOS

1. a. Indicar la denominación del Órgano, Ente o persona jurídica que presta servicios *

1. b. ¿Es un ente Público Estatal? * Sí No

En caso afirmativo, indique el encuadramiento administrativo del órgano

VENTANA

====================================================

Marcar las opciones que correspondan

1. Poderes

Poder Ejecutivo

Poder Legislativo

Poder Judicial

2. Nombre del Organismo del que depende jerárquica o funcionalmente, o en cuyo ámbito actúa

====================================================

FINALIZA VENTANA

1. c. ¿Es un Ente Público no estatal? * Sí No

En caso afirmativo, indique características del ente

VENTANA

Marcar las opciones que correspondan

Sociedad de economía mixta

Sociedad anónima con participación estatal mayoritaria

Organizaciones empresariales donde el Estado tenga participación en el capital o en la formación de las decisiones societarias

====================================================

FINALIZA VENTANA

1. d. Indicar datos identificatorios, domicilio y teléfono del Responsable

CUIT Nro. *

Calle * Nro Piso

Localidad * CP

Provincia *

Teléfono Fax Correo electrónico

2. RESPONSABLE AL QUE PRESTA SUS SERVICIOS

Identificar el Responsable y los Bancos de Datos para los que presta servicios, indicando sus nombres y números de inscripción en el Registro de Bancos de Datos *

3. CONTRATO DE SERVICIOS

3.a. Celebra contrato de prestación de servicios de tratamiento de datos? * Sí No

3.b.¿Determina en el contrato la naturaleza de los datos personales a ser tratados? * Sí No

3.c. ¿Determina en el contrato que el tratamiento a efectuar se realizará siguiendo exclusivamente las instrucciones del responsable? * Sí No

3.c. ¿Determina en el contrato medidas de seguridad y confidencialidad? * Sí No

FINALIZACIÓN DE CARGA DE DATOS

Si considera que la información incorporada al formulario es correcta oprima "Confirmar" para finalizar la carga. En caso de considerar que la carga del formulario es incorrecta oprima el botón "Cancelar" para reiniciar el trámite.

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NOTA DE SOLICITUD DE INSCRIPCIÓN

SOLICITUD DE INSCRIPCIÓN

Ciudad de Buenos Aires, de de

SR/A. DEFENSOR/A DEL PUEBLO

DE LA CIUDAD DE BUENOS AIRES

CENTRO DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

S/D

REF: Solicitud de Inscripción de Prestador de Servicio de Tratamiento de Datos.

De mi mayor consideración:

De acuerdo con lo dispuesto por el artículo 18 y 23 de la Ley Nº 1.845 de Protección de Datos Personales, y artículo 23 del Decreto 725/2007, solicito a la Defensoría del Pueblo de la Ciudad de Buenos Aires, Centro de Protección de Datos Personales de la Ciudad, la inscripción en el Registro de Prestadores de Servicios de Tratamiento de Datos, conforme se especifica en la copia del Formulario de Inscripción que se adjunta a la presente, suscripto en todas sus páginas.

En mi carácter de ____________________________________________, de _________________________________________________________, Prestador de servicios de Tratamiento de Datos, declaro bajo juramento que los datos denunciados en el Formulario de Inscripción que adjunto son ciertos.

Nombre y apellido del firmante _________________________________________________

Tipo de documento_________ Número _______________

Calle ________________________________________ Nro. _____ Piso ______ Dpto.____

Localidad ________________________CP ________

Provincia ___________________

Teléfono ___________________ Fax ___________________

Correo electrónico ___________________

Saluda a Ud. atentamente,

FIRMA DEL FUNCIONARIO

O REPRESENTANTE LEGAL: _______________________________________________

Certificar firma y personería (escribano, banco o funcionario superior)

INSTRUCTIVO

FORMULARIO DE INSCRIPCIÓN

DE PRESTADORES DE SERVICIOS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

REGISTRO DE BANCOS DE DATOS

LEY Nº 1.845 Y DECRETO REGLAMENTARIO Nº 725/2007

El Registro de Bancos de Datos se desarrolla en la Oficina de Registro del Centro de Protección de Datos Personales de la Defensoría del Pueblo de la Ciudad de Buenos Aires, y su objetivo principal es asistir al titular del dato en el ejercicio de sus derechos y facilitar las tareas de control de los Bancos de Datos Públicos de la Ciudad de Buenos Aires que contienen datos de personas físicas y jurídicas, sean automatizados o no, y de los prestadores de servicios de tratamiento para dichos bancos de datos.

Trámite de inscripción: Resulta de ágil y fácil implementación.

Para realizar con éxito el trámite inscripción debe completar el Formulario ubicado en la página de Internet de la Defensoría del Pueblo de la Ciudad de Buenos Aires, confirmar su carga y luego imprimir el formulario junto con la nota de solicitud de inscripción para ser presentada ante nuestras oficinas.

Obligados a inscribirse en el Registro de Bancos de Datos: Además de inscribirse aquellos entes públicos definidos en el artículo 1º y 2º de la Ley Nº 1.845, cuando el tratamiento de datos sea efectuado por terceros, deberán inscribirse en dicho registro los prestadores de servicios de tratamiento de datos (art. 23 del Decreto 725/2007).

Campos a completar: Los campos que poseen ventanas deben completarse de manera sintética.

CARGA DE DATOS del FORMULARIO

1. PRESTADOR DE SERVICIOS

1. a. Órgano, Ente, o persona jurídica que presta servicios: Ingrese la denominación del Organismo, Ente o razón social, que presta servicios de tratamiento de datos a terceros.

1. b. Ente Estatal: Se le solicita también información adicional para el caso en que consista en un Ente Estatal, a fin de poder determinar con precisión su lugar dentro de la estructura administrativa y el organismo del que depende en caso de que así fuera.

1. c. Ente Público No Estatal: Debe informarse si el Responsable consiste en un Ente Público No Estatal, y en tal caso una ventana le permitirá precisar el tipo de Ente.

1. d. Datos identificatorios, domicilio y teléfono del Responsable.

2. RESPONSABLE AL QUE PRESTA SUS SERVICIOS

Identificar el Responsable y los Bancos de Datos a los que presta servicios de tratamiento: Ingrese el nombre del Responsable y de los Bancos de Datos (junto con su número de inscripción) para los cuales presta servicios de tratamiento de datos personales. Luego de completado el formulario y antes de finalizar la carga, el sistema le permitirá ingresar otros Responsables a quienes le preste servicios. Podrá registrar con 1 formulario la cantidad de Responsables que desee denunciar.

3. CONTRATO DE SERVICIOS

La delegación del tratamiento de datos a un tercero prestador de servicios debe realizarse por medio de un contrato en el que al menos se disponga: medidas de seguridad y confidencialidad; que los datos no puedan aplicarse o utilizarse con un fin distinto al que figure en el contrato de servicios; que los datos no podrán ser cedidos a otras personas sin instrucciones del responsable.

Debe completar por si o por no las preguntas que se le formulen. Aquellas que son obligatorias por ley, no aceptarán una respuesta negativa.

NOTA DE SOLICITUD DE INSCRIPCIÓN

Blancos a completar: Complete lugar, día, mes y año. Debe indicar su cargo o función asignada y luego el ente que representa. Complete los datos que permiten contactarlo. Se requiere que constituya el domicilio que denuncia como especial, que será el que utilizará el Centro de Protección de Datos Personales de la Defensoría del Pueblo de la Ciudad de Buenos Aires para sus comunicaciones, y el que quedará constituido como tal al suscribir la nota.