Ciudad Autónoma de Buenos Aires, 26 de noviembre de 2009
LEY DE MODERNIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA
Artículo 1°.- Crease el Plan de Modernización de la
Administración Pública del Gobierno de la Ciudad de Buenos Aires,
previsto por el Anexo I de la presente Ley, con el fin de encarar un
proceso de modernización administrativa en el Gobierno de la Ciudad
Autónoma de Buenos Aires.
Artículo 2°.- El ámbito de
aplicación del Plan de Modernización de la Administración Pública del
Gobierno de la Ciudad de Buenos Aires comprende:
Administración Central, los entes descentralizados y las entidades autárquicas.
Las
empresas y sociedades del Estado, sociedades anónimas con participación
estatal mayoritaria, sociedades de economía mixta y todas aquellas
organizaciones empresariales donde la Ciudad de Buenos Aires tenga
participación mayoritaria en el capital o en la formación de las
decisiones societarias.
Las Comunas.
Artículo 3°.- La Jefatura de Gabinete de Ministros es la autoridad de aplicación del presente Plan.
Artículo 4°.- Son funciones de la autoridad de aplicación
Coordinar la implementación de las actividades que se desprenden del presente Plan.
Establecer un cronograma de ejecución de las actividades previstas y realizar el seguimiento correspondiente.
Adecuar
y/o elaborar los manuales de organización y procedimientos para la
aplicación de los componentes que integran el Plan de Modernización.
Asistir
técnicamente y brindar asesoramiento a las unidades responsables de la
implementación de las actividades comprendidas en el Plan de
Modernización. Realizar acciones de capacitación vinculadas a la
implementación del Plan de Modernización.
Definir un sistema de
medición de la producción de bienes y servicios gubernamentales
compatibles en términos físicos y presupuestarios.
Difundir los compromisos y resultados de la aplicación del Plan de Modernización.
Fortalecer
el proceso de jerarquización de los trabajadores estatales, promoviendo
su inclusión en las decisiones de planificación, implementación y
control de las políticas públicas, llevando a la práctica la evaluación
de su desempeño sobre criterios objetivos.
Artículo 5°.-
La Autoridad de Aplicación debe constituir una comisión de seguimiento
del proceso de modernización del Estado de la que participan las
organizaciones sindicales que representan a los trabajadores del Estado
de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires.
Artículo 6°.- La presente Ley debe ser reglamentada dentro de los noventa (90) días a partir de su promulgación.
Artículo 7°.- El Poder Ejecutivo debe adoptar las medidas presupuestarias correspondientes para la aplicación de la presente.
Artículo 8°.- Comuníquese, etc.
DIEGO SANTILLI
CARLOS PÉREZ
LEY N° 3.304
Sanción: 26/11/2009
Promulgación: Decreto N° 1.174 del 30/12/2009
Publicación: BOCBA N° 3335 del 07/01/2010
Reglamentación: Decreto Nº 823/010 del 29/10/2010 (Reglamenta el punto 5, del punto 6.3 del Anexo I)
Publicación: BOCBA N° 3542 del 11/11/2010
ANEXO I
Título I
Del objetivo general y especificos del Plan de Modernización de la Administración Pública del Gobierno de la Ciudad
Artículo 1°.- Objetivo General: Alcanzar una gestión
pública de calidad que posibilite la provisión de bienes y servicios
públicos a los ciudadanos de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires de
manera equitativa, transparente y efectiva.
Artículo 2°.- Objetivos específicos:
2.1.- Mejorar la gestión pública articulando la toma de
decisiones cotidiana, el planeamiento estratégico, el proceso de
programación presupuestaria, la reingeniería de procesos, el monitoreo
de gestión y la rendición de cuentas por resultados.
2.2.- Orientar
la Administración al servicio de los ciudadanos, a través de una gestión
transparente y de canales efectivos de participación y control
ciudadano.
2.3.- Promover e introducir el uso de las nuevas
Tecnologías de Información y Comunicación de manera de responder con
mayor celeridad y efectividad a las demandas de la sociedad.
2.4.-
Profesionalizar y jerarquizar los recursos humanos a través del
desarrollo de una carrera basada en el mérito y a partir del
fortalecimiento de los sistemas de gestión de personal y de la ejecución
sistemática de actividades de capacitación.
2.5.- Generar
condiciones favorables para el cumplimiento de las actividades
establecidas en cada uno de los Capítulos y las que se establezcan en la
reglamentación.
Título II
De los componentes
Artículo
3°.- El Plan de Modernización de la Administración Pública del Gobierno
de la Ciudad de Buenos Aires está conformado por los siguientes
componentes:
3.1.- Sistema de gestión por resultados.
3.2.- Mecanismos de intervención del ciudadano en el seguimiento de la Administración.
3.3.- Gobierno electrónico y nuevas tecnologías de la información y comunicación.
3.4.- Gestión integral de los recursos humanos.
Capítulo I
Del Sistema de gestión por resultados
Artículo 4°.-
El sistema de gestión orientado a resultados en la Administración
Pública se implementa a través de los siguientes instrumentos de
gestión:
4.1.- Planes Estratégicos de Gestión:
OBJETIVO:
Optimizar
las capacidades de gestión y la asignación de recursos a partir de la
sistematización y ordenamiento de las acciones de los organismos
públicos con relación a las metas de gobierno definidas para un período
de tiempo determinado.
ACTIVIDADES:
Durante el primer año de un
nuevo período de gestión, los Ministros y los responsables máximos de
los organismos mencionados en el artículo 2° de la presente ley, en
coordinación con la Jefatura de Gabinete de Ministros, elaboran Planes
Estratégicos de Gestión para cada área u organismo, donde se definen los
propósitos y objetivos generales a cumplir a lo largo de cuatro (4)
años, así como los Proyectos que se desarrollen para llevarlos a cabo.
Los Planes Estratégicos de Gestión deben estar en consonancia con el
Presupuesto Plurianual de Inversiones de cada jurisdicción -de
conformidad con lo establecido en el artículo 19 de la Ley N° 70- y en
coordinación con las proposiciones emanadas del Consejo de Planeamiento
Estratégico, y pueden prever mecanismos de evaluación y revisión
anuales.
4.2.- Planes Operativos Anuales:
OBJETIVO:
Especificar las actividades que se deducen del Plan Estratégico,
estableciendo los programas y recursos presupuestarios para llevar a
cabo las acciones junto con indicadores de avance y cumplimiento.
ACTIVIDADES:
En base a los lineamientos establecidos en el Plan Estratégico
de Gestión de la jurisdicción u organismo correspondiente, los Ministros
y los responsables máximos de los organismos detallados en el artículo
2° elaboran el Plan Operativo Anual de la jurisdicción u organismo,
donde se estipulan objetivos y metas específicas de corto plazo, junto
con indicadores de avance y cumplimiento.
Los Planes Operativos
Anuales son elaborados en conjunto con la formulación presupuestaria, a
fin de observar una relación estrecha con el presupuesto de cada
jurisdicción u organismo, de conformidad con lo establecido en el Título
II de la Ley Nº 70.
Previo a su aprobación son remitidos a la
Jefatura de Gabinete de Ministros, que podrá proponer y acordar
modificaciones con cada Ministerio o responsable máximo de organismo
involucrado, a fin de lograr la concordancia y coordinación general de
los mismos en las diferentes áreas de gobierno.
Los Planes
Operativos Anuales son aprobados por el Jefe de Gobierno, y entran en
vigencia con el inicio del ejercicio presupuestario, por el término de
un (1) año.
El estado de avance y cumplimiento de los objetivos
estipulados en los Planes Operativos Anuales se reporta trimestralmente a
la Jefatura de Gabinete de Ministros, a través de informes que
especifican los indicadores acordados para medir los mismos. Esta
información debe ser consistente con los informes de ejecución
presupuestaria. La información debe ser de público acceso.
4.3.- Convenios de Desempeño:
OBJETIVO:
Establecer
un compromiso entre los responsables de cada organismo público ante el
Jefe de Gobierno, Vicejefe de Gobierno o Jefe de Gabinete de Ministros,
según corresponda, de cumplir con las metas y objetivos incluidos en los
planes operativos anuales.
ACTIVIDADES:
A partir de los
lineamientos establecidos en el Plan Estratégico del área u organismo
correspondiente, y los objetivos y metas anuales de gestión establecidos
en el Plan Operativo Anual, se celebran Convenios de Desempeño entre:
1.1. Los Ministros y el Jefe de Gobierno.
1.2. Los responsables máximos de los organismos o dependencias a que se
refiere el artículo 2° y los Ministros correspondientes, el Vicejefe de
Gobierno o el Jefe de Gobierno en su caso.
El Jefe de Gabinete
de Ministros, como Autoridad de Aplicación de la presente Ley, y a fin
de garantizar la coherencia entre las diferentes áreas del gobierno,
coordina la elaboración de los Convenios de Desempeño.
El
Convenio de Desempeño importa el compromiso ante el Jefe de Gobierno,
Vicejefe de Gobierno o Jefe de Gabinete de Ministros, según corresponda,
de cumplir con ciertas metas y objetivos incluidos en el Plan Operativo
Anual del organismo.
Los Convenios de Desempeño son suscriptos antes del inicio del ejercicio de gestión anual, y su vigencia es de un (1) año.
4.4.- Reingeniería de procesos operativos, administrativos y de control:
OBJETIVO:
Agilizar
y dotar de mayor eficiencia a los circuitos operativos, administrativos
y de control para la consecución de los objetivos fijados por los
organismos del Gobierno de la Ciudad.
ACTIVIDADES:
Desarrollar
tareas técnicas de relevamiento, análisis y diagnóstico de los
circuitos administrativos y de gestión de los organismos públicos.
Incorporar mecanismos que permitan la detección de obstáculos,
desviaciones o insuficiencias en los medios para alcanzar la misión
institucional.
Redefinir prioridades, reasignar recursos y
responsabilidades manteniendo la alineación con las políticas públicas
definidas.
4.5.- Tableros de Control:
OBJETIVO:
Permitir el
seguimiento y control de los compromisos asumidos, como así también, la
evaluación de los programas y proyectos, contribuyendo de este modo a la
coordinación estratégica y al proceso de toma de decisiones del
Gobierno de la Ciudad.
ACTIVIDADES:
La Autoridad de Aplicación
instrumenta las medidas necesarias para la implementación de un sistema
de monitoreo y control del avance y cumplimiento de los compromisos
asumidos por los organismos a través de un sistema de Tableros de
Control, cuyos objetivos serán establecidos por la Autoridad de
Aplicación en ocasión de reglamentarse la presente ley.
La
Autoridad de Aplicación instrumenta las medidas necesarias para evaluar
el desempeño de los organismos al final de cada ejercicio, por medio de
una herramienta de evaluación que permita identificar los logros y
deficiencias en la gestión, de un modo esquemático, sintético y
homogéneo.
Esta herramienta deberá estructurarse sobre la base de
criterios que permitan evaluar el propósito de los programas, su
diseño, planificación, gestión y resultados así como comparar los
resultados de los diferentes programas.
La Jefatura de Gabinete
de Ministros elabora un informe de cumplimiento de los objetivos y metas
acordadas, y lo eleva al Jefe de Gobierno, en la forma y con la
periodicidad que determine la reglamentación.
Capítulo II
De los mecanismos de intervención del ciudadano en el seguimiento de la Administración
Artículo
5°.- La intervención del ciudadano en el seguimiento de la
Administración Pública, la cual mejora la calidad en los organismos
prestadores de bienes y servicios públicos, se ejerce a través de los
siguientes mecanismos:
5.1.- Programa Carta Compromiso con el Ciudadano:
OBJETIVO:
Restablecer
la confianza del ciudadano con la Administración Pública a través de la
instrumentación de compromisos de mejora en el servicio que prestan los
organismos públicos, mediante la firma de un documento de carácter
público en el que la entidad explicita ante los ciudadanos las
condiciones y modalidades de las prestaciones, así como también, los
derechos que los asisten.
ACTIVIDADES:
Determinar los niveles o
estándares de calidad actuales en la provisión de los servicios que los
organismos suministran a los usuarios y las metas cuantificables para
su desempeño futuro.
Diseñar y establecer mecanismos de consulta a
los usuarios acerca de los servicios que aquéllos demanden, sus
sugerencias y opiniones para la mejora de los mismos.
Establecer
un sistema de monitoreo y evaluación del cumplimiento y grado de
ejecución de los estándares y compromisos, la forma de empleo de los
recursos disponibles y el logro de los resultados propuestos.
Elaborar un sistema de comunicación e información a partir del cual los
organismos informen a los usuarios sobre la naturaleza, contenido,
características y formas de prestación de los servicios que brindan y
los requerimientos para acceder a los mismos.
5.2.- Sistema de Quejas y Reclamos:
OBJETIVO:
Permitir
a los ciudadanos realizar consultas, quejas o sugerencias al Gobierno
de la Ciudad a través de un sistema accesible vía Internet y/o
telefónica, las que serán enviadas a los organismos correspondientes y
respondidos en tiempo y forma.
ACTIVIDADES:
Desarrollar un sistema de atención, derivación y manejo de quejas y reclamos, coordinado por la Autoridad de Aplicación.
La Autoridad de Aplicación monitorea la calidad de las respuestas a las quejas y reclamos que realizan los ciudadanos.
(Reglamentado por el Art. 1º del Decreto Nº 012/011 del 05/01/2011, BOCBA Nº 3592 del 26/01/2011)
5.3.- Guía de Trámites:
OBJETIVO:
Contribuir
a una mayor información y transparencia de los trámites que deben
realizar los ciudadanos ante los organismos del Gobierno de la Ciudad de
Buenos Aires.
ACTIVIDADES:
La Autoridad de Aplicación
coordina la elaboración y difusión de una Guía de Trámites actualizada, a
través de la cual los organismos y entidades de la Administración
Pública informan a los ciudadanos sobre las gestiones vinculadas a los
servicios que tienen encomendados y los derechos que les asisten en
relación con aquellos.
5.4.- Programa de Calidad en la Gestión:
OBJ ETIVO:
Contribuir
con la mejora constante de la gestión mediante el reconocimiento a los
organismos y dependencias que comprende el ámbito de aplicación del
presente plan, que hubieran implementado acciones concretas de mejora de
la calidad.
ACTIVIDADES:
Capacitar al personal de los organismos prestadores de servicios en los sistemas de gestión de calidad.
Adecuar los procesos de producción de servicios a las normas de certificación de calidad y a sus actualizaciones sucesivas.
La Autoridad de Aplicación establece y otorga anualmente el Premio de
Calidad en la Gestión de la Ciudad de Buenos Aires a aquellos organismos
públicos que hayan alcanzado los niveles de calidad esperados.
Capítulo III
Del Gobierno Electrónico y nuevas Tecnologías de la Información y Comunicación
Artículo 6°.- El Gobierno Electrónico se implementa a través de los siguientes instrumentos:
6.1.- Sede Electrónica:
OBJETIVO:
Posibilitar
a los ciudadanos acceder a la información y a los servicios
administrativos más allá de las limitaciones cronológicas propias de las
oficinas tradicionales, ampliando los medios de vinculación existentes
entre los mismos y generando una prolongación virtual de las oficinas
tradicionales de la Administración Pública.
ACTIVIDADES:
Establecer Sedes Electrónicas a través de redes de telecomunicaciones
procurando la calidad, veracidad y actualización de los servicios a los
que se acceden a través de la misma.
Informar a los ciudadanos acerca de los servicios y de la información disponible en las mismas.
6.2.- Firma Electrónica y Digital:
OBJETIVO:
Agilizar
la gestión de la administración pública y aumentar el acceso de los
ciudadanos a los servicios y trámites públicos, garantizando la autoría e
integridad de los documentos electrónicos, emanados tanto de la
administración como de los administrados, mediante el uso de la firma
electrónica y la firma digital.
ACTIVIDADES:
Crear la infraestructura de firma electrónica y digital en el ámbito de la Ciudad de Buenos Aires.
Realizar actividades de capacitación al personal y a los ciudadanos para el uso de la firma electrónica y digital.
6.3.- Digitalización de procesos administrativos:
OBJETIVO:
Desarrollar
los sistemas informáticos y proponer y/o adecuar la normativa
correspondiente para la digitalización de los procesos administrativos a
los fines de facilitar la gestión, el acceso y la perdurabilidad de la
información y la reducción de los plazos en las tramitaciones.
ACTIVIDADES:
Registros electrónico: establecer mecanismos electrónicos de recepción y
remisión de solicitudes, escritos y comunicaciones a través de una sede
electrónica u otros medios, de forma tal de facilitar la comunicación y
debida constancia de los trámites y actuaciones.
Comunicaciones y
notificaciones electrónicas: incorporar sistemas de comunicaciones y
notificaciones que se desarrollen sobre la base de las tecnologías de la
comunicación.
Documento electrónico: propiciar la utilización de
documentos administrativos electrónicos firmados digital o
electrónicamente.
Expediente electrónico: desarrollar la arquitectura tecnológica para la implementación del expediente electrónico.
Archivo electrónico: reemplazar el archivo en soporte papel por
archivos electrónicos, otorgándole valor jurídico y probatorio a la
documentación existente y a la que se incorpore a. los archivos de la
ciudad, mediante la utilización de tecnología que garantice la
estabilidad, perdurabilidad, inmutabilidad e inalterabilidad del soporte
de guarda físico de la mencionada documentación. (Reglamentado por el
Decreto Nº 823/010, BOCBA Nº 3542 del 11/11/2010)
6.4.- Seguridad Informática:
OBJETIVO:
Aumentar
los niveles de seguridad informática a partir de la construcción de la
infraestructura necesaria para dar el tratamiento adecuado y proteger la
información y los sistemas del Gobierno de la Ciudad de Buenos Aires.
ACTIVIDADES:
Establecer los marcos normativos y operativos necesarios para aumentar el nivel de seguridad informática.
Fortalecer las capacidades de prevención, detección y atención de
incidentes informáticos que pudieran afectar los sistemas críticos del
Gobierno de la Ciudad de Buenos Aires.
6.5.- Interoperabilidad:
OBJETIVO:
Mejorar
los sistemas de información y comunicación del Gobierno de la Ciudad de
Buenos Aires, con el fin de evitar duplicaciones, inconsistencias en la
actualización y normalizar la definición y el tratamiento de la
información común.
ACTIVIDADES:
Definir los estándares
tecnológicos para la interoperabilidad entre sistemas de información,
para la interacción entre organismos de la Administración Pública de la
Ciudad y entre éstos y los ciudadanos en la presentación electrónica de
documentos.
6.6.- Compras electrónicas:
OBJETIVO:
Fortalecer la
gestión de las compras públicas a través de las compras electrónicas
que garanticen la eficiencia y la transparencia.
ACTIVIDADES:
Reglamentar el régimen de compras electrónicas para la Administración Pública de la Ciudad.
Desarrollar e implementar el sistema informático de compras electrónicas.
Establecer un sistema de monitoreo y evaluación de las compras electrónicas.
Capacitar a las distintas unidades de compras en la gestión del sistema.
Capítulo IV
De la gestión integral de los recursos humanos
Artículo 7°.- La gestión integral de los recursos humanos se desarrollará a través de los siguientes instrumentos de gestión:
7.1.- Legajo Único del Personal Informatizado:
OBJETIVO:
Satisfacer
necesidades de información y guarda de la documentación certificadora,
correspondiente a las personas que prestan servicios personales a la
Administración Pública de la Ciudad, así como el cumplimiento de
diversas exigencias normativas que ésta debe honrar como empleadora o
contratista, mediante la implantación de un régimen actualizado e
integral de administración del Legajo Único Personal Informatizado.
ACTIVIDADES:
Establecer un régimen de Administración Integral del Legajo Único
Personal Informatizado obligatorio, para toda persona que mantenga
vinculación en la prestación de servicios personales a favor de la
Administración Pública de la Ciudad.
Digitalizar progresivamente y
validar mediante firma electrónica la documentación requerida por
exigencias legales o de auditoría.
7.2.- Sistema Integrado de Información del Personal de la Administración Pública de la Ciudad:
OBJETIVO:
Contribuir
a una política estratégica de información e inteligencia en materia de
personal que oriente y armonice los esfuerzos e inversiones en este
campo, dotando al Gobierno de la Ciudad de un Sistema de Información,
central e integrado, de quienes presten servicios personales en la
Administración Pública de la Ciudad, bajo cualquier modalidad de
vinculación.
ACTIVIDADES:
Desarrollar e implementar un sistema informático para el procesamiento y almacenamiento de la información.
Registrar, actualizar y certificar los datos de personas que prestan
servicios personales a favor de la Administración Pública de la Ciudad
de su relación laboral, contractual o bajo otras modalidades de
vinculación, de sus carreras administrativas cuando corresponda, de sus
prestaciones y capacidades laborales y demás aspectos significativos
para el ejercicio de las facultades y responsabilidades de las
autoridades superiores del Poder Ejecutivo de la Ciudad.
Controlar el régimen de acumulación e incompatibilidad de cargos y/o contratos.
Procesar y difundir información en estadísticas e informes a los
actores políticos, administrativos y gremiales involucrados en el
proceso de toma de decisiones, como así también al ciudadano en general
7.3.- Capacitación Electrónica y Calidad de la Formación:
OBJETIVO:
Optimizar
la calidad de los sistemas de capacitación de la Administración
Pública, utilizando las tecnologías más modernas disponibles, con el fin
de mejorar los resultados de la gestión pública de los organismos del
Gobierno de la Ciudad.
ACTIVIDADES:
Elaborar un Plan de
Capacitación para los agentes del Gobierno de la Ciudad, sobre la base
de las necesidades y requerimientos de los organismos de la
Administración Pública de la Ciudad.
Desarrollar e implementar metodologías de capacitación electrónica en la formación de los agentes del Gobierno de la Ciudad.
Articular la metodología de capacitación electrónica con diferentes
instancias de formación, como programas y cursos presenciales y a
distancia, foros temáticos, comunidades de práctica y grupos de mejora.
DECRETO N° 823
BOCBA N° 3542 del 11/11/2010
Buenos Aires, 29 de octubre de 2010
VISTO:
La Ley N° 3304; los Decretos N° 2007/03 y N° 552/2010.; las Resoluciones N°
119/SECLyT/2009, Nº 12/SECLyT/2010 y N° 133/SECLyT/2010, la Disposición N°
5/MGEYA/09 y el Expediente N° 619231/2010
CONSIDERANDO:
Que en el marco de la política de modernización de la Administración Pública, es
intención de esta gestión continuar con la paulatina y progresiva incorporación de
diversas tecnologías a los trámites, actuaciones y procedimientos de la Administración
Que dicha incorporación permitirá agilizar y mejorar la tramitación administrativa, la
gestión y guarda documental, de modo de dotar a los procesos de mayores niveles de
eficiencia, transparencia y accesibilidad para su control
Que en relación a la función social de los
archivos, el accionar del Gobierno se
reconoce y legitima en la medida que aquellos suministren la
información que conservan pues, con ello, facilita el ejercicio y
realización de los derechos
fundamentales, contribuye a la transparencia administrativa y estimula
la participación ciudadana, requisito necesario para la construcción
democrática
Que diversos decretos han regulado los procedimientos de guarda de documentación
administrativa
Que actualmente el procedimiento para el archivo de expedientes en formato papel se
encuentra regulado por el Decreto N° 2007/03 y la Disposición N° 5-MGEYA-09
Que el artículo 4° del Decreto N° 2007/03 expresa que “Las reparticiones una vez
concluido el trámite, remiten los expedientes al Archivo General por acto administrativo
o providencia, indicando que no subsisten cuestiones pendientes de solución y
consignando el plazo de guarda previsto…”
Que, por su parte, el artículo 15 de dicha norma faculta a la Dirección General Mesa de
Entradas, Salidas y Archivo a arbitrar, una vez vencidos los plazos de guarda, las
medidas pertinentes para proceder a la depuración de los expedientes o su
transferencia a la Dirección General de Patrimonio e Instituto Histórico de la Ciudad de
Buenos Aires
Que, por otro lado, la Resolución N° 119/SECLyT-09, modificada por las Resoluciones
N° 12/SECLyT/10 y N° 133/SECLyT/10, regulan los plazos de guarda de los
expedientes
Que, además de los expedientes, existen otro tipo de actuaciones que tramitan en la
Administración y que, por motivos de su propia gestión, han generado la necesidad de
crear sus propios sistemas y procesos de guarda documental;
Que, recientemente, por Ley Nº 3304 se creó el Plan de Modernización de la
Administración Pública del Gobierno de la Ciudad de Buenos Aires a fin de encarar un
proceso de modernización administrativa
Que dicha ley en el Capítulo III, Título II del Anexo refiere al “…Gobierno Electrónico y
nuevas Tecnologías de la Información y Comunicación”
Que, en relación a los Archivos, en el punto 6.3 “Digitalización de procesos
administrativos”, se dispuso en el punto 5, entre las actividades a desarrollar “Archivo
electrónico: reemplazar el archivo en soporte papel por archivos electrónicos,
otorgándole valor jurídico y probatorio a la documentación existente y a la que se
incorpore a los archivos de la ciudad, mediante la utilización de tecnología que
garantice la estabilidad, perdurabilidad, inmutabilidad e inalterabilidad del soporte de
guarda físico de la mencionada documentación”
Que dicha medida se enmarca en el objetivo de la Ley de “desarrollar sistemas
informáticos y proponer y/o adecuar la normativa correspondiente para la digitalización
de los procesos administrativos a los fines de facilitar la gestión, el acceso y la
perdurabilidad de la información y la reducción de los plazos en las tramitaciones”
Que, en ese marco, por Decreto N° 552/10 se creó una Comisión integrada por un (1)
representante de la Secretaría Legal y Técnica, un (1) representante de la Agencia de
Sistemas de Información y un (1) representante de la Dirección General de Reforma
Administrativa dependiente de la Jefatura de Gabinete de Ministros
Que, dicha Comisión tiene entre sus funciones la de propiciar el dictado de normas
reglamentarias, aclaratorias y complementarias necesarias para la implementación del
mencionado Sistema
Que, como primera medida, la Comisión, ha conceptualizado los requisitos de
estabilidad, perdurabilidad, inmutabilidad e inalterabilidad, que la ley menciona en
relación a las capacidades con las que debe contar el sistema de archivos electrónicos
a utilizar para el archivo y conservación de los documentos
Que, para asegurar el cumplimiento de estos requisitos, tanto la infraestructura
tecnológica de almacenamiento de documentos electrónicos, como el procedimiento
que comprende la captura de información y las aplicaciones destinadas a la gestión de
los documentos electrónicos, deberán implementar medidas que otorguen grados de
confianza e integridad, armonizando las herramientas tecnológicas con la teoría clásica
de gestión de documentos de archivo
Que, de esta manera, el Sistema de Archivos Electrónicos comprenderá la sinergia de
los componentes de software, hardware, recursos humanos y administrativos
necesarios para aportar celeridad, sencillez y eficacia a los actuales procedimientos de
archivo preservando los cuatro requisitos previamente citados (estabilidad,
perdurabilidad, inmutabilidad e inalterabilidad)
Que el procedimiento de digitalización como sistema de gestión documental posee
ventajas jurídicas y administrativas que permiten, entre otras, la perdurabilidad de la
documentación, utilización de menor espacio y/o volumen físico; recuperación de la
imagen con pleno valor jurídico y probatorio; simplificación de búsqueda y consulta
Que en este marco, es conveniente encomendar a la Jefatura de Gabinete de Ministros
y a la Secretaría Legal y Técnica definan el procedimiento aplicable para la captura o la
transformación del documento papel al medio electrónico.
Que, asimismo, resulta conveniente encomendar a la Agencia de Sistemas de
Información establecer los medios tecnológicos adecuados que posibiliten la
estabilidad, inmutabilidad, inalterabilidad y perdurabilidad para una adecuada
administración de documentos electrónicos de archivo.
Por ello, y en uso de las facultades reconocidas en los artículos 102 y 104 de la
Constitución de la Ciudad de Buenos Aires
EL JEFE DE GOBIERNO
DE LA CIUDAD AUTÓNOMA DE BUENOS AIRES
DECRETA
Artículo 1°.- Reglaméntase el
punto 5 “Archivo electrónico”, del punto 6.3 “Digitalización de procesos
administrativos”, contenido en el Capítulo III, Título II del
Anexo de la Ley 3304 referido al “…Gobierno Electrónico y nuevas
Tecnologías de la
Información y Comunicación” conforme los términos del presente decreto.
Artículo 2°.- La documentación administrativa original en soporte papel será archivada
y conservada en soporte electrónico, respetando el procedimiento que, conjuntamente,
determinen la Jefatura de Gabinete de Ministros y la Secretaría Legal y Técnica, y
resguardada con los medios tecnológicos que determine la Agencia de Sistemas de
Información.
Los documentos archivados y conservados en soportes electrónicos, conforme lo
dispuesto en el párrafo anterior, tendrán el mismo valor jurídico y probatorioque éstos,
en la medida que respeten los procedimientos y utilicen las herramientas tecnológicas
que determinen las autoridades antes mencionadas.
Artículo 3º.- Encomiéndase a la Jefatura de Gabinete de Ministros como autoridad de
aplicación de la Ley de Modernización y a la Secretaría Legal y Técnica a dictar las
normas de procedimiento tendientes a la digitalización de documentos en soporte
papel.
Artículo 4°.- Encomiéndase a la Secretaría Legal y Técnica a determinar qué
documentación administrativa será objeto de lo establecido en el artículo 2°.
Artículo 5°.- Encomiéndase a la Agencia de Sistemas de Información a establecer la
infraestructura tecnológica necesaria para el archivo y conservación de los documentos
electrónicos.
Artículo 6°.- El presente decreto es refrendado por el Señor Jefe de Gabinete de
Ministros.
Artículo 7°.- Dése al Registro. Publíquese en el Boletín Oficial de la Ciudad de Buenos
Aires. Comuníquese a todos los Ministerios y Secretarías del Poder Ejecutivo, a todas
las reparticiones con rango o nivel equivalente, a los Entes Descentralizados, a la
Sindicatura General de Ciudad de Buenos Aires y, para su conocimiento y demás
efectos, remítase a la Dirección General Mesa de Entradas, Salidas y Archivo y a la
Agencia de Sistemas de Información. Cumplido. Archívese.
Macri - Rodríguez
Larreta
